Reglamento de Montaje
Sobre el ingreso de Vehículos en el salón:
Es importante recordar que el Salón donde se realizará el evento es alfombrado por lo cuál se deben tomar en cuenta los siguientes requerimientos por parte del Centro de Convenciones:
Al ingresar deben procurar no hacer maniobras cerradas ya que esto daña la alfombra. Por esta razón es de suma importancia que los autos sean lo primero que ingrese al salón, para que tengan suficiente espacio para hacer solo maniobras abiertas.
El ingreso debe ser a una velocidad no mayor a 10KM por hora.
Una vez ubicados, se debe colocar algún tipo de material debajo de cada llanta, ya que el peso en un solo punto durante un tiempo prolongado puede generar daños en la alfombra. Igualmente deben colocar protección debajo del tanque de gasolina por cualquier posible derrame.
El tanque de combustible no puede tener más de 1⁄4 del mismo
Reglamento Centro de Convenciones
https://costaricacc.com/wp-content/uploads/2018/07/Manual-del-Expositor-CCCR-2018.pdf
***Le solicitamos revisar este documento para evitar malos entendidos.
Puntos importantes a considerar:
· Al llegar al espacio Ferial el expositor o sus contratistas encontrarán el piso marcado con los límites de sus respectivos espacios contratados. Habrá personal para orientar a los expositores en este sentido. NO se permite el ingreso de personal de montaje en PANTALONETA NI SANDALIAS TIPO PLAYA.
· Las empresas que contraten la estructura de la organización se les instalará un rótulo el cual llevará el mismo nombre que se indique en el Formulario de Estructura, sin excepción.
· Las empresas con estructuras propias contarán con tiempo adicional para poder construir, la altura máxima no debe exceder los 3 metros.
· No se permitirá exhibir publicidad en las paredes laterales exteriores donde colinden con vecinos.
· Para la colocación de pisos, alfombras u otros, está prohibido el uso de pegamentos, cintas, clavos o tornillos, que dañen el suelo del Centro Ferial, la mala utilización de cualquiera de los productos mencionados será total responsabilidad del expositor y sus contratistas, y deberá cancelar el monto que el Centro de Convenciones indique.
· No se permitirá colgar en los techos ningún objeto llámese rótulo, banner, inflable, etc.
· Cada expositor debe crear la forma de delimitar las dos o tres paredes, según corresponda, y no depender de los stands de los vecinos. Así como no apoyarse en la estructura de su vecino expositor.
· Para el desmontaje el expositor se compromete a informar a sus contratistas acerca del horario y lineamientos sobre el montaje y desmontaje, cualquier daño ocasionado al inmueble, al
sistema modular, etc, por el contratista debe ser asumido por el expositor.
- No se permite atornillar en los perfiles de aluminio de la estructura. Las paredes pertenecen al proveedor de estructura, no al expositor.
Seguridad, vigilancia y responsabilidad civil:
· El expositor deberá informar a sus contratistas la obligación de portar equipo de seguridad como: cascos, arneses, chalecos reflectivos etc, en todo momento, durante el periodo de montaje y desmontaje de la feria.
· EKA Consultores contratará agentes de seguridad para brindar una seguridad preventiva durante los días del evento y los días de montaje y desmontaje y se reserva el derecho de admisión para evitar la presencia de personas que amenacen la tranquilidad y seguridad del evento.
· Durante las horas de cierre al público las puertas quedarán con llave y la seguridad será perimetral. En este horario ninguna persona podrá ingresar al recinto ferial, tanto expositores, personal de la organización o administrativo del recinto ferial.
Obligaciones del Expositor:
El expositor deberá realizar la promoción y publicidad de sus productos y/o servicios dentro del área de metros cuadrados del stand contratado, sin interrumpir espacios comunes y de otros participantes.
No está permitido el uso de publicidad en las paredes laterales de la parte externa que colinde con vecinos a excepción de los stands esquineros, así como repartir material promocional fuera de su stand.
La decoración del stand queda a criterio del expositor, siempre y cuando respete los lineamientos establecidos en el presente Reglamento.
Los gastos de traslado, instalación y mantenimiento de los bienes, son responsabilidad y será sufragados por cada expositor. Asimismo son de entera responsabilidad del expositor todos los pasos a seguir para la correcta utilización del stand.
No está permitido clavar, perforar, manchar ó dañar las instalaciones, así como el sistema modular del stand y demás paredes del recinto ferial, de lo contrario se procederá a estimar los daños los cuales se deberán cancelar en el acto.
El expositor se compromete a mantener en impecables condiciones los stands durante la realización de la feria. Los sistemas de audio podrán utilizarse en el stand, siempre y cuando no interfieran con los demás expositores y con el desarrollo general de la feria. El máximo permitido es de 50 decibeles y será controlado por el staff de EKA Consultores.
El expositor se compromete a finalizar los trabajos de montaje en el horario establecido para no afectar el curso normal de la apertura de la feria.
El expositor no podrá alquilar, donar, transferir, vender, prestar ni ceder el stand contratado ni
en parte ni en su totalidad.
Stands construidos por el Expositor:
· Se debe respetar el área del espacio contratado, el diseño no debe invadir el espacio de pasillo, la altura máxima es de 3 metros. El expositor es responsable de realizar los ajustes necesarios en el diseño, en caso de que este se salga al pasillo, esto para no afectar la circulación del evento.
· Los materiales a usar deben de ser livianos y no deben poner en riesgo al visitante ni a los stands vecinos.
· En la realización de las labores de montaje y desmontaje se deberá respetar el suelo, paredes y demás instalaciones del recinto ferial, estando terminantemente prohibido alterar (manchar, pintar, perforar) los mismos. No se puede pintar, serruchar ni martillar en el recinto.
· Los trabajos a realizar en el ensamblaje de stand se efectuarán dentro del área del mismo y bajo ningún concepto y en ningún caso, en los pasillos del recinto ferial. Es recomendable llevar lo máximo posible listo y armado.
· Los stands deben estar listos para el Martes 29 de Agosto a las 10:00 a.m, una hora antes de la apertura al público.